Making of: Das Gruppen-Smartphone

Photo by Bruno Kelzer on Unsplash

Oder der Versuch, die Aufgaben in einer Selbsthilfegruppe fair zu verteilen. Wir wünschen uns, dass alle, die dauerhaft an unserer Selbsthilfegruppe teilnehmen und es sich gerade gesundheitlich leisten können, sich auch an der Organisation der Gruppe beteiligen.

Dafür haben wir ein Gruppen-Smartphone eingerichtet. Wer das Gruppensmartphone hat, ist bis zum nächsten Treffen unser Ninja-Master.

So möchten wir sicherstellen, dass die Aufgaben nicht einseitig an den gleichen Personen hängen bleiben, sondern jeder seinen Teil zum Gelingen beiträgt – so gut es eben geht.

Der Ninja-Master, verpflichtet sich,…

  • …mit den dort abgespeicherten Daten vertraulich und verantwortungsvoll umzugehen.
  • …1x am Tag das Smartphone auf neue Anfragen per WhatsApp und E-Mail zu überprüfen und darauf zeitnah zu reagieren.
  • …Neuinteressierte nach persönlichem Kennenlernen und in Rücksprache mit ihnen in die Gruppe aufzunehmen.
  • …die Whatsapp-Gruppe zu moderieren, wenn dort fragen auftauchen.
  • …vor dem nächsten Treffen eine Erinnerung an alle Teilnehmer zu schicken und zu fragen, wer kommt.
  • …sicherzustellen, dass das Handy beim nächsten Treffen wieder zur Gruppe gebracht wird (oder eben nochmal für 2 Wochen die Aufgaben übernimmt).

Außerdem haben wir gemeinsam beschlossen, dass Personen, die sich über 4 Wochen nicht zu Wort melden, angeschrieben werden und nach weiteren vier Wochen ohne Rückmeldung aus der Gruppe entfernt werden. Doch kein Problem: Wer zu einem späteren Zeitpunkt wieder kommen möchte, ist natürlich wieder willkommen.

„Hallo _____!

Wir haben gesehen, dass du dich seit über 8 Wochen nicht mehr gemeldet hast. Wir werden dich jetzt aus der Whatsapp-Gruppe nehmen, weil wir Vertraulichkeit unter den aktiven Gruppemitgliedern wahren möchten.

Du bist weiterhin Willkommen! Bitte melde dich wieder bei uns, wenn du wieder vorbeikommen möchtest.

Wir hoffen, es geht dir gut, pass auf dich auf.“

Vorlage zum Kopieren für unsere Gruppenmitglieder

Vorlagen für den Erstkontakt per Mail

Besonders positives Feedback haben wir auf unsere persönlich verfassten Antwort-Mails erhalten, die wir versenden, wenn sich Interessierte über unsere Website bei uns melden oder telefonisch ankündigen. Das freut uns!

Und es ist kein Zufall: Wir haben uns im Vorfeld gedacht: Was würde es uns leichter machen, Hemmungen und Ängste abzubauen, mit denen wir bei unserem Krankheitsbild und unterschiedlichen Lebenssituationen oft konfrontiert sehen?

Unser Grundsatz in der ersten Mail:

  1. Positives Feedback, dass sich die Person bei uns meldet.
  2. Wir erkundigen uns einfühlsam, wo die Person gerade steht:
    Geht es ihr gut oder schlecht?
  3. Wir laden die Person herzlich ein zu unserem nächsten Termin, den wir mit dazu schreiben und nennen außerdem die Telefonnummer des Gruppen-Smartphones.

Zudem informieren wir die Gruppe über die neue Person, die kommen wird. Der Ninja-Master ist frei darin, einen passenden Text zu schreiben. Eine Antwort-Mail sieht dann beispielsweise so aus:

Hey [Vorname],

schön, dass du dich meldest! Und Danke, dass du rechtzeitig Bescheid gibst.

Komm gerne zum Treffen am Freitag vorbei. Meistens ist schon gegen 18:15 Uhr jemand da.

Notiere dir am besten diese Nummer, falls du dich verspätest oder uns nicht findest: [Handynummer Gruppenhandy] (Whatsapp)

Bist du denn aktuell in Therapie / hast Vorerfahrung? Und wie geht es dir aktuell?

Viele Grüße
[Vorname des Gruppenmitglieds]

Kopiervorlage für die Antwortmail auf den Erstkontakt

Wenn der/die Interessent/in in der 1. Mail oder als Antwort auf unsere Mail mitteilt, dass es ihr aktuell oder akut nicht gut geht, möchten wir dem Sorge tragen, ohne uns für die Person verantwortlich zu fühlen. Wir gehen deshalb darauf ein, z.B. so:

Tut mir leid zu hören, dass du so mit dir und deiner Erkrankung zu kämpfen hast. Hast du denn aktuell einen Platz bei einem Therapeuten und/oder Psychiater, den du aufsuchen kannst, wenn es dir schlecht geht?“

Kopiervorlage für Rückfragen

Als Selbsthilfegruppe können wir akute Suizidgefahr/-gedanken nicht abfangen. Wir möchten uns auch keinesfalls für die Gesundheit oder Handlungen anderer Teilnehmer und Interessenten verantwortlich fühlen müssen. Deshalb verweisen wir im Zweifel je nach Situation an externe Hilfestellen, die auch hier auf der Website mehrfach genannt werden.

Falls die Person (z.B. aufgrund des Alters, des Krankheitsschwerpunkts oder anderer Gründe) nicht in das Konzept der Gruppe passt, verweisen wir an das Selbsthilfebüro Heilbronn und die Krankenkasse.

Vorlagen für den Erstkontakt per Anruf

Anrufe unter der genannten Heilbronner Telefonnummer werden automatisch auf unseren Anrufbeantworter umgeleitet, der von einem Teilnehmer der Selbsthilfegruppe betrieben wird. Der Anruf wird als MP3 an das E-Mail-Postfach zugestellt und kann so vom Ninja-Master abgehört und beantwortet werden.

Vom Ninja-Master wünschen wir, dass zeitnah zurückgerufen wird und das Anliegen geklärt wird.